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Nos prestations

Gestion financière

  • Montage du budget prévisionnel
  • Suivi comptable après le congrès (forfait promotionnel au nombre et à la nature des impayés)
  • Enregistrement des recettes (chèque, cartes bancaires, numéraire)
  • Gestion des exposants et des sponsors
  • Règlement des dépenses

Création et mise en ligne d'un site web dédié à votre colloque

  • Conception graphique et technique du site de votre colloque
  • Hébergement et attribution d'une URL sur le domaine unistra.fr
  • Formation à la prise en main de l’interface d'administration du site
  • Maintenance, hotline et service après-vente
  • En option : Mise en place d'une interface d'inscription en ligne avec console de suivi en temps réel
A noter ! La conception d'un site web dédié est facturée 2500 euros HT (forfait). Le coût de l'interface optionnelle (qui facilite le processus d'inscription pour les congressistes et vous permet de consulter les statistiques d'inscription en temps réel) est chiffré sur devis (en fonction de la complexité de la demande).

Gestion des inscriptions

  • Envoi des annonces
  • Réalisation du dossier d’inscription
  • Suivi des inscriptions et édition pour l’organisateur des listes alphabétiques, numériques, par ville...
  • Envoi à chaque congressiste d’une facture (acquittée ou non) et d’un plan de Strasbourg
  • Suivi des impayés avant et pendant le congrès
  • Mise à disposition de fichets de réduction de congrès (Air France, SNCF)
  • Préparation du badge congressiste
A noter ! Le cas échéant, la gestion et le suivi des inscriptions pourront être effectués en temps réel au moyen d'une interface dédiée (voir plus haut).

Gestion de l’hébergement

  • Conception du bulletin de réservation hôtelière
  • Prise d’options et réservations (à des prix préférentiels) et confirmation aux hôteliers
  • Réponse individuelle à chaque congressiste

Gestion du congrès lui-même

  • Accueil des congressistes par une ou plusieurs personnes du service (ou vacataires, selon le nombre de participants
  • Organisation des repas, réalisation de cartons d’invitation et/ou de tickets repas
  • Organisation des transports
  • Organisation des soirées avec ou sans animation
  • Organisation d’un ou de plusieurs programmes pour les personnes accompagnantes
  • Réalisation des attestations de présence, des chevalets, des pochettes...